2022 年 5 月 16 日、午後 9 時 06 分にトムによって更新されました
ドキュメントを扱わない会社は考えられません。それは会社にとって不可欠な部分であり、単に必需品です。紙ファイルを完全に廃止することはすぐには実現しないかもしれませんが、企業は徐々に紙ファイルの使用を減らすことに取り組むことができます。
データ管理は困難です。企業はこれらの文書を管理する人を雇います。これらのファイルは会社にとって不可欠です。したがって、置き忘れや紛失を避けるために適切に整理する必要があります。
人的エラーが発生する可能性があります。特に多くの文書を扱う場合には、これは避けられません。重要な文書を紛失した後、コピーを保存できずに印刷したファイルが紛失したことに気づくなど、望ましくない事故が発生する可能性があります。幸いなことに、保存されていないファイルや削除されたファイルを回復する方法があります。文書管理のベスト プラクティスを実装することで、組織は会社に重大な影響を与える可能性のあるこのような事態の発生を防ぐことができます。
この構造がすべての組織にとって有益である理由については、読み進めてください。
企業は、テクノロジーが提供する最新の進歩に遅れずについていく必要があります。そして、ドキュメントは、変革が必要なあらゆるビジネスにとって重要な要素の 1 つです。自由に利用できるさまざまなタイプの文書管理システムがあります。会社の文書管理ソフトウェアに投資する前に、次のことを検討してください。
企業の営業経費を削減する 1 つの方法は、文書の紙をなくすことです。企業は文書管理システムを使用することでこれを実現できます。
従業員は平均して年間 10,000 枚の紙を使用します。さまざまな分野や産業で使用される紙の束を生産するために数本の木を消費することを想像してみてください。それは環境に有害ですが、企業にとっては追加の費用もかかります。
企業は、オフィスのペーパーレス化を目指して、物理的なファイルから電子文書への移行を徐々に進めています。文書管理システムを使用すると、紙、プリンター、インク、オフィススペースに費やす費用が節約され、会社に利益をもたらします。
電子ファイルに切り替えると、不正な複製やスキャンの追跡が難しい紙の印刷ファイルを使用するのとは異なり、システムがファイルにアクセスしたユーザーを追跡するため、文書の信頼性と正確性を維持できるため、セキュリティが向上します。
会社が火災や洪水などの不幸な災害に遭遇すると、これらの出来事がこれらの紙ファイルに損害を与える可能性があります。また、ファイルが悪者の手に渡った場合に情報が盗まれる可能性に対しても安全ではありません。データ侵害が発生し、企業の極秘情報が漏洩する可能性があります。
クラウドベースの電子文書管理システムを使用すると、必要なファイルを数回クリックするだけで検索できます。時間と労力を節約し、文書の紛失、置き忘れ、または大惨事による損傷のリスクを最小限に抑えます。これらのソリューションにより、大規模なデータベースを維持するために社内のインフラストラクチャや IT 担当者が必要なくなります。クラウドベースの文書管理により、従業員はインターネット接続があればどこからでも現場からシステムにアクセスできます。
業界に関係なく、市場にはさまざまな種類の文書管理システムが存在します。製造、医療、教育、金融のいずれにおいても、文書を広範囲に使用する必要があります。これらの業界の消費者、患者、学生、顧客の詳細と情報を保管する膨大な紙の山を想像することしかできません。
すべての企業の目標は、業務慣行を合理化して生産性を向上させることであり、電子文書管理システムはこれを支援します。これらのシステムを使用すると、重要な文書の保管整理、バックアップ、検索などのファイリング プロセスが最適化されます。
また、人的ミスを排除し、精度を向上させるのにも役立ちます。物理ファイルをデジタル変換すると、さまざまなオフィス プロセスが迅速化され、生産性が向上します。これにより、従業員はファイリングや書類作成に時間を無駄にすることなく、収入を生み出す業務に集中できるようになります。
従業員が特定のファイルを探すために持ち場を離れなければならない場合、生産性が低下します。あるいは、ユーザーがファイルをどこかに残し、どこに保存されているか忘れてしまった可能性があります。フラッシュ ドライブ、クラウドベースのストレージ、または PC フォルダー上にある場合があります。情報を検索したり収集したりするのは、やはり時間の無駄です。
文書管理ソフトウェアを使用すると、必要なファイルの検索がそれほど難しくなくなります。許可されたユーザーがアクセスできるすべてのファイルを一元的に保管する場所があります。データベースから数回クリックするだけで、足を上げたり、汗をかいたりすることなく、探しているものを簡単に見つけることができます。
ドキュメント管理のベスト プラクティスを使用すると、チーム メンバーと他の部門間のコラボレーションが可能になります。書類を作成して関係部署に共有するのは手間も時間もかかります。
Web ベースの自動文書化ソフトウェアを使用すると、各部門の責任者や幹部とのファイルの共有がシームレスになり、さらにはペーパーレスになります。特に承認者がさまざまな場所にいる場合、または場合によってはオフィスにいない場合、文書を配布し、物理的な形式で承認と署名を取得する必要がなくなります。
ファイルを別の形式にする必要がある場合があるため、PDF ファイル コンバータ機能を備えたドキュメント ソフトウェアを使用すると、さらなる利点が得られます。他のクライアントでは、ファイルを Word、PDF、または JPEG 形式にする必要がある場合があります。ファイル変換係数が重要なのはこのためです。
オンラインで入手できる文書管理ソフトウェアの例は数多くあります。会社のニーズとビジネス能力に合ったソフトウェア ソリューションを探してください。プラットフォームがユーザーフレンドリーであり、消費者にアフターサービスを提供することを考慮することも同様に重要です。長期的に会社に利益をもたらす幅広い機能やパッケージを提供するベンダーを選択してください。
会社の重要なファイルと情報について話しているので、堅牢なセキュリティを提供する最適な文書管理ソフトウェア ソリューションを選択してください。従業員がいつでもどこでも必要に応じてアクセスできる Web ベースのプラットフォームを目指します。ソリューションがどのデバイスにもうまく適合する場合は、それも利点になります。ビジネスはいつでもどこでも発生する可能性があるため、システムを手元に置いておくことが最善です。